Хмарно

0°C

Новогродівка

Хмарно

Вологість: 85%

Вітер: 28.97 km/h

logo062

Положення про відділ

                                                                                                                                                                                                                      ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                                                                      рішення міської ради

                                                                                                                                                                                                                              30.09.2016    № 7/13-2         

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ Новогродівської міської ради           

1.Архівний відділ міської ради (далі-архівний відділ) утворюється за рішенням міської ради відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста.

2.Архівний відділ підконтрольний та підзвітній міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами виконкому, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний державному архіву Донецької області.

3. Архівний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування в Україні», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», «Про звернення громадян», указами Президента України та постановами Верховної ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського  голови, а також цим Положенням, затвердженим з урахуванням Типового положення про архівний відділ міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 16.06.2016 № 1693/5,     зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 червня 2016 року за № 885/29015.

      З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями державного архіву Донецької області.

    На архівний відділ покладено виконання обов’язків з функції трудового архіву, що забезпечує приймання та зберігання документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ і організацій. 

4.    Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.  

5.     Основними завданнями архівного відділу є:

-  здійснення управління архівною справою і діловодством на території міської ради;

 - координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних  осіб на території міської ради, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі-трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

 - внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

-здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

-прийом громадян, розгляд звернень, які входять до компетенції відділу.    

 6.Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

 - складає і за погодженням з державним архівом Донецької області подає для затвердження міській раді в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання;

 - забезпечує зберігання, облік і охорону: документів Національного архівного фонду, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності та підпорядкованості, об’єднаннями громадян, які розташовані на відповідній території, або ліквідованих підприємств, установ і організацій, які діяли (діють) на території міста; документів особового походження; друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи, облікових документів і довідкового апарату до них;

 -організовує роботу, пов’язану  з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду, або вилучення документів з нього, здійснює контроль за їх зберіганням та використанням відомостей, що в них містяться.  

 - інформує міську голову, державний архів Донецької  області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

 -веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

  -складає і за узгодженням з державним архівом Донецької області подає на затвердження виконавчому комітету міської ради  списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

 -перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

  - надає консультаційна-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;

  -веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міської ради, подає належні відомості про ці документи державному архіву Донецької області.

  - створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду та ліквідованих підприємств, які зберігаються у відділі;

 - видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії і виписки з документів, які зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб, відносно використання архівної інформації;

 - вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

7. Архівний відділ має право:

 - вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення, яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

 - отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

 - проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, а також трудових архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

 -  звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

 - порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду; 

 -відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій міста незалежно від форми власності та об’єднань громадян з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

     Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

8. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням міського голови відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

9. Начальник архівного відділу:

- організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;

 -  вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

 -  проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;

 -  представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

    Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.  

10. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою. 

11.Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до державного архіву Донецької області в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

     Положення та персональний склад експертної комісії затверджується рішенням міської ради на підставі Типового положення про експертну комісії архівного відділу районної , районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593. 

12.Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень. 

13.Архівний відділ не володіє правами юридичної особи. 

 

 

Начальник архівного відділу                                                                                                                   С.М. Курочкіна